Niniejsze postępowanie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 t.j.)
Zamawiający:
Instytut Geodezji i Kartografii, ul. Z. Modzelewskiego 27, 02-679 Warszawa, NIP: 5250009476, REGON: 000332305, KRS: 0000176403, reprezentowany przez: dr hab. inż. Michała Szotę– Dyrektora.
Zamawiający zastrzega, że oferty Wykonawców spełniające wymagania wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym uznane jako najkorzystniejsze, zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym, zostaną przekazane do Ministra Rozwoju i Technologii, który w efekcie dokona finalnego wyboru oferty.
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest badanie sprawozdania finansowego Instytutu Geodezji i Kartografii za rok 2025 oraz rok 2026.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest badanie sprawozdania finansowego Instytutu Geodezji i Kartografii za rok 2025 oraz rok 2026 wraz ze sporządzeniem sprawozdania z przeprowadzonego badania.
Szczegółowy przedmiot zamówienia opisany został we wzorze umowy, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Ostateczne postanowienia umowy zostaną uzgodnione z wykonawcą, którego oferta zostanie finalnie wybrana jako najkorzystniejsza.
Termin realizacji zamówienia:
Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia nie później niż do dnia 23 marca 2026 r. oraz 23 marca 2027 r.
Termin związania ofertą:
Wykonawcy związani są ofertą do dnia 17 grudnia 2025 r.
Miejsce oraz termin składania ofert:
Oferta powinna zostać dostarczona w formie elektronicznej na adres e-mail: igik@igik.edu.pl. W tytule wiadomości należy wskazać: „AUDYT IGiK za rok 2025 i rok 2026”.
Termin składania ofert upływa 15 października 2025 r. o godz. 12.00. (liczy się data wpływu do Zamawiającego). Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Wykonawca może przed terminem składania ofert wstępnych zmienić, uzupełnić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz kierować wezwania do uzupełniania złożonej oferty.
W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów stają się integralną częścią zapytania ofertowego i będą wiążące przy składaniu ofert. Wszelkie prawa i zobowiązania Zamawiającego oraz Wykonawcy odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi. W takim przypadku każdy z oferentów będzie miał prawo do zmiany już złożonej oferty i zostanie o tym fakcie poinformowany. Nie dotyczy to nieistotnych korekt w treści zapytania ofertowego.
Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna:
zostać złożona na formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
zostać złożona w języku polskim.
zawierać:
informacje identyfikujące Wykonawcę;
informacje o formie prowadzenia działalności;
wykaz proponowanego składu zespołu wyznaczonego do wykonania przedmiotu zamówienia;
podpis osoby upoważnionej lub umocowanej do reprezentowania oferenta;
cenę netto i brutto oferty za wykonanie przedmiotu zamówienia. Cena musi zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.
Warunki, które musi spełniać Wykonawca.
Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji usług, których przedmiotem było badanie sprawozdań finansowych z uwzględnieniem doświadczenia zdobytego przy realizacji usług na rzecz instytutów badawczych. Wykaz potwierdzający doświadczenie Wykonawcy w realizacji usług związanych z badaniem sprawozdań finansowych – ze wskazaniem jednostek, w których przeprowadzano badania sprawozdań finansowych z wyszczególnieniem wskazanego doświadczenia zdobytego przy realizacji usług na rzecz instytutów badawczych. Wykaz doświadczenia musi zostać dołączony do oferty, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
Wykonawca musi być wpisany na listę firm audytorskich prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego. Numer wpisu musi zostać wskazany w ofercie Wykonawcy, zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego;
Wykonawca musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. Kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem aktualnej polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu ubezpieczenia należy załączyć do oferty.
Wykonawca oraz biegły rewident, który zostanie wyznaczony do przeprowadzenia badania muszą spełniać wymogi niezależności, o których mowa w art. 69- 73 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym ( (Dz.U. z 2024 r. poz. 1035 t.j.)) (ustawa o biegłych rewidentach) oraz o nieistnieniu innych zagrożeń dla ich niezależności. Do oferty musi zostać załączone oświadczenie Wykonawcy oraz biegłego rewidenta, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
Wykonawca wyznaczy jako kluczowego biegłego rewidenta osobę wpisaną do rejestru biegłych rewidentów i w związku z tym spełnianiu przez nią warunków określonych w art. 4 ust. 2-5 ustawy o biegłych rewidentach. Do oferty musi zostać załączone oświadczenie Wykonawcy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
Kluczowy biegły rewident musi posiadać znajomość specyfiki działania instytutów badawczych. Do oferty musi zostać dołączone oświadczenie kluczowego biegłego rewidenta wyznaczonego do realizacji zamówienia potwierdzające powyższe wraz ze wskazaniem wykazu instytutów badawczych, w których przeprowadził badanie sprawozdania finansowego w ostatnich 5 latach, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to doświadczenie w tym okresie, zgodnie z załącznikiem nr 5 do zapytania ofertowego (UWAGA! Stanowi kryterium oceny ofert).
Wykonawca musi dysponować kompetentnymi pracownikami, czasem i innymi zasobami umożliwiającymi odpowiednie przeprowadzenie badania.
Kryteria oceny ofert.
W celu wyboru ofert najkorzystniejszych do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego Spółki za rok 2025 oraz rok 2026, Zamawiający określa następujące kryteria oceny mające wpływ na wybór ofert najkorzystniejszych:
Cena za badanie sprawozdania finansowego Instytutu Geodezji i Kartografii za rok 2025 oraz rok 2026.
Cena oferty powinna zawierać wszystkie elementy cenotwórcze wynikające z zakresu i sposobu realizacji przedmiotu zamówienia. Zaoferowane ceny muszą być cenami całkowitymi i ostatecznymi, uwzględniającymi wszelkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca wprowadzi cenę w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
Doświadczenie kluczowego biegłego rewidenta w badaniu sprawozdań finansowych Instytutów badawczych, w okresie 5 lat poprzedzających datę złożenia oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to doświadczenie w tym
Dla oceny kryterium doświadczenia należy przedstawić wykaz wykonanych badań sprawozdań finansowych instytutów badawczych wraz ze wskazaniem imienia, nazwiska i nr wpisu biegłego rewidenta dedykowanego do badania sprawozdań finansowych, wskazanie terminu przeprowadzenia badania, podmiotu na rzecz którego usługa została wykonana. Oświadczenie biegłego rewidenta potwierdzające ww. doświadczenie powinno stanowić załącznik do oferty, z godnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.
UWAGA!
Zamawiający zastrzega, że oferty Wykonawców spełniające wymagania wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz ocenione jako najkorzystniejsze przez Zamawiającego zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym, zostaną przekazane do Ministra Rozwoju i Technologii, który w efekcie dokona finalnego wyboru oferty.
Pozostałe informacje
Zamawiający rozpatrywał będzie wyłącznie oferty spełniające wymagania postawione w niniejszym zapytaniu ofertowym.
Wszystkie koszty przygotowania oferty oraz udziału w postępowaniu obciążają wyłącznie Wykonawcę.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych.
Niniejsze zaproszenie do składania ofert wstępnych nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i nast. Kodeksu cywilnego.
W uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega możliwość zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty Wykonawcy i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian, uzupełnień lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zaproszeniu do składania ofert oraz jego załącznikach. W przypadku wprowadzenia zmian, uzupełnień lub odwołania tych warunków Zamawiający przekaże stosowną informację Wykonawcom. Każda zmiana, uzupełnienie lub odwołanie staje się wiążące od chwili przekazania informacji o ich dokonaniu.
Osoby do kontaktu:
Katarzyna Kowalik
Telefon: 22 32 91 979
Adres e-mail: katarzyna.kowalik@igik.edu.pl
Joanna Zabrocka
Telefon: 22 32 91 911
Adres e-mail: joanna.zabrocka@igik.edu.pl
Adres strony internetowej Zamawiającego: www.igik.edu.pl
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Wzór umowy
Załącznik nr 3 – Wzór wykazu doświadczenia wykonawcy
Załącznik nr 4 – Wzór oświadczenia wykonawcy oraz biegłego rewidenta o spełnianiu wymogów niezależności
Załącznik nr 5 – Wykaz doświadczenia kluczowego biegłego rewidenta na rzecz instytutów badawczych
